KONgres

1. Konwent

   1. KONgres 2023, zwany dalej KONgresem, odbywa się w dniach 262-23 kwietnia 2023 roku na terenie Centrum Kultury i Sztuki w Skierniewicach, ul. Reymonta 33, 96-100 Skierniewice.

   2. Głównym organizatorem KONgresu jest organizacja pozarządowa – Cech Fantastyki „SkierCon”, z siedzibą w Skierniewicach 96-100, ul. Mszczonowska 25/3, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego 31 marca 2015 roku pod numerem 0000548834, zwana dalej organizatorem, we współpracy z Centrum Kultury i Sztuki w Skierniewicach.

   3. KONgres ma charakter konferencji zamkniętej, w której udział mogą wziąć osoby mające zgodę organizatora na wstęp i przebywanie na terenie KONgresu na ustalonych przez niego warunkach.

2. Uczestnictwo

   1. Dowodem uzyskanej zgody na uczestnictwo w KONgresie jest identyfikator, uzyskiwany w punkcie akredytacji. Identyfikator należy nosić w widocznym miejscu. Uczestnik KONgresu zobowiązany jest okazać identyfikator na prośbę organizatora lub osoby reprezentującej organizatora (wolontariuszy). Zgubienie identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić organizatorowi w punkcie akredytacji. Wydanie kolejnego identyfikatora kosztuje 10,00 zł.

   2. Identyfikator uprawniający do udziału w KONgresie ma charakter imienny i jest związany z osobą, która go uzyskała (zakupiła). Osoba nabywająca identyfikator zobowiązana jest do jego niezwłocznego podpisania lub opatrzenia go w inny sposób pseudonimem, pozwalającym na zidentyfikowanie uczestnika jako nabywcy identyfikatora.

   3. Osoby nieposiadające identyfikatora będą niezwłocznie usuwane z terenu KONgresu na podstawie decyzji Organizatora.

   4. Zakazane jest przekazywanie własnego identyfikatora innym osobom celem korzystania z niego.

   5. Organizator zastrzega sobie wyłączne prawo do odmówienia wstępu na teren KONgresu osobie naruszającej jakiekolwiek postanowienia niniejszego regulaminu lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

   6. Na teren KONgresu bez wyraźniej zgody organizatorów nie wolno wnosić przedmiotów mogących stanowić zagrożenie zdrowia lub życia uczestników, w szczególności: broni białej, wybuchowej, toksycznej, palnej i ASG, a także materiałów o odrażającym wyglądzie lub zapachu. 

   7. Zabrania się wprowadzania zwierząt na teren konwentu. Zakaz nie dotyczy zwierząt-przewodników osób ze szczególnymi potrzebami.

   8. Na terenie KONgresu obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu, w tym również wszelkiego rodzaju e-papierosów lub innych urządzeń służących do spalania produktów tytoniowych, za wyjątkiem miejsc do tego wyznaczonych.

   9. Na terenie KONgresu obowiązuje całkowity zakaz posiadania, wnoszenia oraz spożywania napojów alkoholowych. Naruszenie ww. zakazu będzie skutkowało wydaleniem z terenu KONgresu.

   10. Na terenie KONgresu obowiązuje całkowity zakaz posiadania, wnoszenia i stosowania jakichkolwiek środków o charakterze odurzającym i/ lub psychotropowym/ psychoaktywnym oraz narkotyków. Naruszenie ww. zakazu będzie skutkowało wydaleniem z terenu KONgresu i powiadomieniem organów ścigania w razie podejrzenia popełnienia przestępstwa.

   11. Zabrania się prezentowania w trakcie trwania KONgresu jakichkolwiek haseł, okrzyków prowokujących lub nawołujących do zakłócenia porządku i bezpieczeństwa, mogących stanowić zarzewie konfliktu, obraźliwych lub poniżających inne osoby z uwagi na ich płeć, rasę, wyznanie, wiek, przekonania, poglądy polityczne, orientację seksualną, przynależność do określonej kultury lub subkultury, sympatie sportowe lub z jakiegokolwiek innego powodu społecznie nieakceptowalnego. Zabroniona jest także agitacja o charakterze politycznym.

   12. Osoby przebywające na terenie KONgresu wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Cech Fantastyki „SkierCon” z siedzibą w Skierniewicach, ul. Mszczonowska 25/3, 96-100 Skierniewice w celu realizacji konwentu. Na podstawie art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, uczestnicy przyjmują do wiadomości, że:

       • administratorem ich danych osobowych jest Cech Fantastyki „SkierCon”;

       • danymi osobowymi podlegającymi przetwarzaniu są: wizerunek oraz, w przypadku osób prowadzących punkty programu – imię, nazwisko i pseudonim;

       • dane osobowe będą przetwarzane na podstawie: art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia RODO, tj. w oparciu o udzieloną zgodę, w celu realizacji KONgresu;

       • dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, nie będą przekazywane innym podmiotom niewymienionym w przepisach prawa;

       • dane osobowe będą przetwarzane przez okres sześciu lat;

       • dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu systemowi podejmowania decyzji ani profilowaniu;

       • dane osobowe są podawane dobrowolnie;

       • osobie, której dane osobowe podlegać będą przetwarzaniu, przysługują uprawnienia wynikające z Rozporządzenia RODO, wymienione szczegółowo www.skiercon.pl/cech/rodo

   13. Każdy uczestnik powinien we własnym zakresie ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas przebywania na terenie konwentu. Dodatkowo uczestnik konwentu oświadcza, że nie będzie wnosił żadnych roszczeń w stosunku do organizatora w razie doznania szkody psychicznej lub fizycznej w czasie trwania konwentu.

   14. Osoby prowadzące punkty programu zobowiązane są do oddania sali w stanie niepogorszonym. W przypadku rażących uszkodzeń sali stwierdzonych podczas jej wydawania zobowiązani są niezwłocznie powiadomić o tym organizatora.

   15. Organizator nie ponosi odpowiedzialności i nie utożsamia się z opiniami wygłaszanymi przez uczestników (w tym prelegentów) podczas trwania KONgresu.

   16. Osoby korzystające ze zniżki, w przypadku braku faktycznych i prawnych podstaw do korzystania z niej, obowiązane są wnieść dopłatę do akredytacji w wysokości otrzymanej zniżki.

   17. Każdy uczestnik zobowiązany jest do kulturalnego zachowania, sprzątania po sobie i podporządkowania się decyzjom i zaleceniom organizatora. Zastrzeżenia do decyzji organizatora można zgłaszać Zarządowi Cechu Fantastyki „SkierCon”. Decyzja Zarządu jest ostateczna i podlega natychmiastowemu wykonaniu. Uczestnik uchylający się od wykonania decyzji Zarządu może zostać obciążony kosztami wykonania decyzji i/ lub wydalony z KONgresu.

   18. Każdy uczestnik KONgresu zobowiązany jest do traktowania pozostałych uczestników z szacunkiem. Jakiekolwiek formy naruszenia nietykalności cielesnej, nękania fizycznego lub słownego będą skutkować usunięciem z KONgresu i, w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa, zgłoszeniem do organów ścigania.

   19. Uczestnik KONgresu zobowiązuje się do zapoznania się i bezwzględnego przestrzegania wytycznych i zaleceń sanitarnych związanych ze stanem epidemicznym, obowiązujących na terenie obiektów zamkniętych oraz terenów otwartych, na których organizowany jest KONgres. Szczegółowe wytyczne i zalecenia dostępne są na stronie SkierCon.pl, w informatorze, na korytarzach budynków, w akredytacji oraz w aplikacji Konwencik.

3. Postanowienia szczegółowe

   1. Organizator nie odpowiada za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki. Rzecz zgubioną znalazca zobowiązuje się oddać organizatorowi KONgresu lub do punktu akredytacji celem ustalenia właściciela i zwrotu zagubionej rzeczy. Osoba, która rzecz zgubiła, może fakt ten zgłosić organizatorowi w celu uzyskania pomocy w poszukiwaniu zagubionej rzeczy.

   2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia lub zmiany programu KONgresu.

   3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody materialne spowodowane przez uczestników KONgresu.

   4. W celu rozpowszechniania wszelkich materiałów reklamowych należy uzyskać zgodę organizatora. Wszelkie materiały, co do których nie została wydana zgoda na rozpowszechnianie, będą niezwłocznie usuwane, a osoby je rozwieszające będą pociągnięte do odpowiedzialności materialnej za wszelkie szkody fizyczne wywołane umieszczonym materiałem reklamowym.

   5. Zabronione jest tarasowanie i zastawianie w jakikolwiek sposób wyjść i dróg ewakuacyjnych, dróg dojazdowych dla służb ratowniczych oraz hydrantów i innych urządzeń niezbędnych w przypadku prowadzenia akcji ratowniczej lub gaśniczej podczas KONgresu.

4. Postanowienia końcowe

   1. Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawuje organizator.

   2. O sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem ostateczną decyzję podejmuje organizator.

   3. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia uczestnika z obowiązku jego przestrzegania.

   4. Niniejszy regulamin jest dostępny:

      • na stronie SkierCon.pl;

      • w akredytacji;

      • w aplikacji Konwencik.

   5. Osoby nieprzestrzegające regulaminu mogą zostać usunięte z terenu KONgresu, a w przypadku rażącego naruszenia regulaminu uczestnik zostanie niezwłocznie usunięty z terenu konwentu.

   6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez uprzedniego informowania uczestników.

1. Kandydatem na Gospodarza może zostać organizacja, firma lub instytucja posiadająca podmiotowość prawną.

2. Zgłoszenia należy przesyłać najpóźniej do 31 marca 2023 roku na adres mailowy mkoziel@dnifantastyki.pl

3. W zgłoszeniu należy zawrzeć:

   • proponowany termin KONgresu,

   • informacje o podmiocie zgłaszającym chęć zostania Gospodarzem,

   • manifest programowy,

   • zapowiadaną lokalizację i udogodnienia dla uczestników

oraz inne informacje ważne w ocenie kandydatury (na przykład proponowaną formę finansowania imprezy).

4. Kandydatury zostaną ocenione przez Kapitułę Kongresu na podstawie zaplecza organizacyjnego i personalnego oraz zdolności do organizacji KONgresu. Pod uwagę wzięta zostanie również wartość merytoryczna propozycji programowych zawartych w manifeście.

5. Kapituła dokonuje wyboru kolejnego Gospodarza przedostatniego dnia KONgresu, na którym odbywa się wybór. Podmiot wybrany na Gospodarza dokonuje prezentacji swojej oferty oraz manifestu programowego na KONgresie, na którym został wybrany.

6. Do zadań Gospodarza KONgresu, realizowanych we współpracy z Kapitułą KONgresu oraz ZSFP, należy:

   • zapewnienie miejsca odbywania się imprezy właściwego dla realizacji zadań KONgresu,

   • przygotowanie programu imprezy,

   • zaproponowanie opcji noclegowych dla uczestników,

   • właściwa promocja imprezy,

   • umożliwienie ogłoszenia wyników wyboru i prezentacji kolejnego Gospodarza imprezy,

   • stworzenie możliwości uczestniczenia w imprezie jak największej liczbie organizatorów imprez fanowskich, co nie wyklucza odgórnego ograniczenia liczby jej uczestników z uwagi na uwarunkowania logistyczne,

   • wydanie i dystrybucja publikacji KONgresowej,

   • przeprowadzenie w ramach programu KONgresu Rady Fandomu,

   • wyznaczenia przedstawiciela w Kapitule.